FlowNeat - 輕型管理系統

Web

業績、專案、客戶、財務、報價單,以上項目不必再分開使用多個管理系統。

挑戰

我們是小團隊,從基本的網頁設計起家,過程中因為接觸到不同需求而學習到各種技術,漸漸提升到可以寫企業內部系統、LineBot、串接金物流...等等。我們自詡為各大小企業的網站系統顧問,更加用心對待客戶及專案,客戶也因此放心把交付更多專案,於是團隊逐漸成長茁壯。
手頭上不知不覺累積大量專案,慢慢發現原本用來管理專案的 Google Sheet 開始不敷使用,必須要切換好幾張表單才能夠滿足「專案管理、客戶管理、業績管理、財務管理」的需求,且團隊成員彼此填寫的格式不一樣造成協作困難,結果管理變成一項艱鉅的任務,修改表格也是浩大工程。

分析

某個夏天午後剛結束團隊內部會議,成員們在便利商店外喝著冰咖啡,「像剛剛會議那樣,大家在核對工作項目與業績的表格一直切換,真的很混亂。我們會寫 Code、懂 UI/UX、自己又是受眾,乾脆自己寫一套系統來解決問題,覺得怎麼樣?」突然有人迸出這麼一句,有人接著說「好像可以喔,我其實有搜尋過市面上幾個 CRM 系統,大部分都寫得很深入,對我們這種只有基本需求的人來說不好操作,而且大概都是專注在業績管理,像我們需要管業績、管客戶、管流水帳就沒辦法一套搞定,所以我們應該朝著輕型但能夠跨領域的方向去進行」。

動手

剛開始先簡單統一大家可能需要的欄位,做出一套極為簡便的系統,每次開會就讓大家打開一樣的系統視窗,相同版面格式所提升的效率比想像中還高。此後每次在與客戶或合作夥伴接觸的時候,都會聊到相關話題,發現大家都有類似問題,如果把系統優化後公開給大家使用說不定很有搞頭。
我們先從調查開始進行,訪談各產業如獵頭公司、貿易公司、設計公司...等等,需求差異甚大,我們慢慢縮小目標群體,大部分都是以業務為主軸或是 Case by Case 的單位,因為和我們本身產業比較相似。如之前所討論的輕量化方向,我們做廣不做深,也就是要做出大部分團隊會需要的功能而不用做到非常深入,舉例來說,財務方面只要能做流水帳管應收實收與應付未付,不需要分成資產負債表、損益表、現金流量表。

成果

輕量化包含以下含義。
☑ 系統:容易操作,非常直覺化的編輯方式。
☑ 介面:輕鬆閱讀,一眼望去就能看到你想知道的資訊。
☑ 安裝:毫無障礙,只要開啟網頁就能使用。
對於使用者來說最重要的是 UI/UX,也就是用起來的感覺,按鈕位置和欄位寬度等等要怎麼才符合輕量化好操作是一門學問,代表要呈現給大眾的感覺,就像是一場表演。我們徵詢專精 UI 領域的大師建議,並且請大家協助測試、逐步優化調整。這些反覆過程還另外生出一些功能,例如報價單,本來以為只是附加一個小功能,制定好的報價單格式自動帶入客戶資料,最後在直接以線上 PDF 匯出,沒想到打中多數人的痛點。
如今第一代 FlowNeat,能夠適用於網頁設計、影像行銷、Youtuber 經紀公司、商務中心...等產業,雖沒有100%解決日常工作,但至少能夠滿足70%以上的需求,最重要的是對於這些平常不太擅長操作電腦的人來說,FlowNeat 仍能輕易使用。

心得

俗話說「科技始終來自於人性」,很多好主意都來自於生活中遇到的不便利,我們會遇到也就有可能大家都會遇到。剛開始不用做大,只要把核心項目先做出來解決最大的痛點,就會是一套有潛力的工具。