Notion! 提升工作效率超乎想像的管理工具

提升工作效率從工具開始

大家早安！今天我要跟大家分享一個超級好用的管理工具，它能夠讓您的工作更加有條理、更加高效，就是Notion！

不知道您有沒有像我一樣，每天都有一大堆的工作需要處理，跨團隊協作更是常態，而且經常有臨時亂入的工作，感覺自己有時候都要忙瘋了，請儘管將 Notion 當成您的得力助手。

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三分鐘說明 Notion 是用來做什麼的

不是用來吃的！

光看 Notion 這個名詞是不是像 Note 延伸出來的，或許剛開始 Notion 真的自我定位為筆記軟體，但後來的優化大躍進，絕對不僅是做筆記這樣的格局，可以用來做帳本、專案管理、目標管理、股票交易紀錄…等各式管理。您可以去搜尋關鍵字 Notion Template 看看，會跑出一大堆模板，甚至可以直接當成網頁使用，例如您個人品牌介紹。連我們家都自己用來當作團隊內部系統，從這樣就可以知道，應用情境超乎想像。

Notion 提供的強大特色工具「編輯功能」、「資料庫」、「無限頁面路徑」、「無限儲存空間」、「上傳圖片」、「串接 API」、「AI」、「分享權限及協作」，您可以利用以上工具自由組裝成任何應用情境，如管理系統或形象頁面。

個人消費支出管理範例

團隊管理工具 Dashboard 範例

Notion 強大特色工具

上述提到的工具，為您進一步詳細說明。

• 編輯功能 ➡️ 部落格具備的基本編輯功能當然是有的，除此之外，還能夠任意將頁面分割成 2等分、3等分、4等分、5等分…等並排方式，隨時隨地建立像是 Excel 的資料表，及嵌入 Figma、Google Drive 等多個外部功能。
• 資料庫 ➡️ 建立資料表後可以當成資料庫使用，並隨時於各頁面同步資料庫。舉例來說您在某個頁面建立商品資料表，可以在首頁同步商品資料，兩邊都可以共同維護相同的資料庫。
• 無限頁面路徑 ➡️ 您可以無限展開頁面，路徑無限延伸。例如 第 1 層頁面／第 2 層頁面／第 3 層頁面／第 4 層頁面／第 5 層頁面／…
• 無限儲存空間 ➡️ 根據方案介紹，每月 $10 美元的 Plus 方案就享有無限儲存空間，可以上傳照片、影片、文件、壓縮檔…等等各式各樣的檔案，自己儲存或供別人下載。我使用 Notion 多年，塞進一堆檔案確實還沒遇過問題，不知道為什麼 Notion 這麼佛心。
• 上傳圖片 ➡️ 會特別提上傳圖片是因為這是美化頁面的關鍵。圖片除了當作檔案上傳 Upload File，還可以用 Upload Image 像網頁那樣直接呈現圖片。
• 串接 API ➡️ Notion 可以串接的 API 非常多，像是 Slack、Webex、GitHub、Zapier…還有太多說不完。
• AI ➡️ Notion 也跟上最近的 AI 浪潮，您可以直接在頁面內召喚 AI 出來做事，情境指令都幫您定義好了。
• 分享權限及協作 ➡️ 特別將分享權限及協作放在壓軸說明，這真的太太太方便，解決經常協作的工作模式痛點，可以讓團隊成員或外部人員都在同個平台上協作，並且您可以任意指定權限，某些頁面可以允許誰編輯、查看、評論。假設您總共有5層路徑、100個頁面，您可以選擇要分享哪些層級或是僅分享哪個頁面，而且操作很簡單，畫面右上角點擊 share 就搞定，甚至未登入的訪客也可以查看頁面，概念接近 Google Drive。

您可以自由地設計自己的工作空間，創建自己的模板和工作流程，極大化客製需求，也可以買模板回家自己改，推薦模板平台是 Gumroad。

基本功能

Notion 適用情境及對象

當然每個行業都需要管理系統，我本身是數位領域，所以我特別舉例週遭相關族群。如果您是整理狂、工作狂、小團隊組織、領導者、自由接案者、產品經理、專案經理，那麼您跟我一樣，因為我具備以上全部身份。需要管理日常繁複的工作及安排夥伴們的任務，我需要無論任何裝置都可以輕鬆操作的協作平台，而且我不需要分散使用軟體，一套 Notion 就搞定工作排程、團隊管理、文件編輯、檔案儲存。

Notion 對工作的幫助

1 件工作或許大家的效率都差不多，但同時插進 100 件工作，比的就是安排工作的方法，如果您沒有妥善規劃工作排程，100 件工作在意義上絕對不只是 1 件工作的 100 倍，腦袋感到混亂會讓體感負荷多出更多倍。所以，透過 Notion 適當分類工作，會大幅提升工作效率，因為腦袋更清晰！每天晚上設定鬧鐘提醒先規劃隔天的任務，早上依據任務分類逐步完成，舒服。

Notion 其實不是文件編輯而已，Notion 是體現工作方法論的試驗場，您必須具備團隊管理的思維，將智慧結晶建成模板，為您團隊成員規劃好的資料欄位，讓大家依照動線管理資料，就意味著依照您的工作方法進行工作。

Notion 的費用

總共有「Free $0／Plus $10／Business $18／Enterprise $25」四個版本，金額表示每月費用。Business 和 Enterprise 很多進階功能，暫且表過不提。可以先用 Free 會員體驗看看，Free 和 Plus 最大差異是儲存空間從 5MB 大躍進為無限空間、訪客分享數量從 10 個躍升為 100 個、頁面歷史紀錄從 7 天提升為 30 天。基本上 Plus 方案已非常足夠，如果您熟悉 Notion 後需要更多功能，可以再研究 Business 和 Enterprise。詳細費用可以至官網 Notion Pricing Plans 參考。

結尾

工作堆積頭昏眼花、經常失憶搞不清楚今天明天該做什麼、團隊同仁整天找您要資料弄得焦慮煩躁、資料檔案丟三落四憂鬱困擾、每天都要使用好幾套管理軟體才能處理工作導致懷疑人生。

如果您有以上症狀，請服用 Notion。

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我說再多，您還是得試用看看才能感受我所感受到的，現在就去註冊 Notion 吧 :)