大管家包租代管系統
企業內部系統會關係到保密性，畫面僅以黑白設計稿呈現。
大管家房屋是一間深具規模且經驗豐富的房地產管理企業，這次專案我們著手為其建置一套全方位的物業代管系統。這套系統必須解決內部極度龐雜的營運作業，同時也讓房東與房客等外部角色能更透明地掌握資訊。這並非單純的軟體開發，而是一場深度的企業流程優化與數位轉型規劃。
背景與挑戰
大管家房屋在物業代管領域長期穩定發展，但物業代管本身無疑是一個非常複雜的產業。隨著服務規模日漸擴張，每天需要處理大量的物件資料、包租代管及租賃契約、帳務收支與房屋修繕等繁瑣事宜。
與此同時，牽涉到的人員角色相當廣泛，包含了總部管理者、分店店長、第一線業務人員、行政助理，甚至外部的房東與房客。過往團隊大多依賴紙本作業或 Excel 試算表支撐日常營運，資訊片段地散落在不同階段與人員手中，這使得跨部門協作面臨巨大的溝通成本，更是企業營運規模化的一大絆腳石。
關鍵痛點
最大的痛點在於高度依賴人工處理表單與試算表，導致資料分散且難以即時同步。每個角色之間存在嚴重的資訊落差，這不僅降低了業務與行政團隊的運作效率，在處理大量的包租代管契約與款項對帳時，也往往因為資訊不對稱而引發帳務錯誤及不必要的溝通摩擦。
專案目標
打造一套涵蓋營運全流程的客製化物業代管系統，將原有繁雜的人工作業全面數位化。首要目標是串聯分店、內部職員與外部客戶的資訊，實現資料一元化管理，並透過完善的權限控管與自動化對帳機制，大幅提升整體營運的執行效率及資料準確性。
解決問題的過程
物業管理的業務邏輯錯綜複雜，其中的隱藏細節無比繁多。光要用文字描述清楚就相當困難，若貿然進入開發階段，勢必會帶來極大的返工風險。作為協助企業數位轉型的顧問團隊，我們深知「先設計、再開發」的核心價值。為了確保每一個功能都能精準解決痛點，我們決定直接走進客戶的工作現場，進行最深度的溝通。
實地訪查與梳理日常流程
我們親自前往大管家房屋的辦公室進行觀察，與業務及行政人員深度訪談，了解他們實際上是如何在紙本或 Excel 上處理營運流程。透過現場觀摩，我們協助客戶將隱藏在日常工作中的隱性知識抽取出來，轉化為啟動數位轉型的標準作業流程。
視覺化設計與溝通，破除想像落差
僅依賴文字說明系統邏輯明顯不足。在設計階段，我們運用了充分的說明文字、表格、流程圖與手繪草圖，將抽象的管理概念具象化。我們把設計拆分得非常細緻，並導入 Notion 與 Figma 協作工具，逐步向客戶解釋每個介面背後的真實邏輯。唯有確保雙方在每個細節都達成完全共識後，我們才會接續推進至開發環節，將不確定風險降至最低。
分層權限與核心模組建構
為了滿足總管理處、分店、業務、行政以至於房東、房客等各個角色的不同需求，我們設計了嚴謹的分級存取機制。逐步建構出包含分店管理、物件管理、雙向契約管理等核心系統模組。針對最容易出錯的帳務環節，我們特別導入款項管理與虛擬帳號對帳功能，讓每一筆金流動向都能夠一目瞭然而且毫無誤差。
看看作品成果
歷經一整年的深度參與及開發，我們協助大管家房屋成功上線了這套量身打造的物業代管系統。它不僅確實取代了以往繁瑣的人工作業，更讓每一個角色的工作體驗都變得清晰且高效。
在介面設計上，我們採用乾淨俐落、專業沉穩的企業級視覺風格，確保資訊層級條理分明。總管理者能透過數據儀表板即時掌握營運全貌；各分店人員亦可於管理內頁快速調閱所需資料。這不僅是一套順手的數位工具，更是我們作為顧問團隊，陪伴企業平穩落實數位化營運的最佳實踐。
- 統整營運數據的儀表板： 提供總部與分店直觀的數據總覽，營運與財務狀況一目瞭然。
- 全方位的物件與合約數位化： 將各種契約資料數位歸檔，並整合物件基本資料，往後調閱快速又準確。
- 自動化款項對帳應用： 結合虛擬帳戶管理，解決以往耗時費力的人工對帳問題，金流數據清晰透明。
- 完善的職員存取權限： 確保不同層級的職員只能瀏覽各自負責的資料範圍，保障系統隱私與安全。
- 專屬的房東與房客入口： 讓房東能隨時登入查看物件狀態與收益，房客也能輕鬆查詢租約細節。
