數位轉型的第一步該怎麼做？不需要經歷苦難，只需要從你原本的工作流程開始

如果你是中小企業老闆，或是新創團隊裡負責營運的人，這篇文章是為你寫的。

當企業開始進入成長期，越來越多的報表、流程與協作需求，讓原本好用的 Excel 或 Google Sheet 等文件，在工作流程上會慢慢變得卡卡的。版本搞不清楚、資料經常出錯、每週都在複製貼上、非某某員工不能改的表格越來越多...你開始覺得問題太多。

放心，這不是任何人的錯，這是企業在從「能跑」到「要跑得好」這個階段，都會共同遇到的現象。

我們寫這篇文章，是希望用顧問的視角說出你的痛點，提供一些務實但可落地的思考方式，幫你釐清「到底該怎麼開始」。你不需要一次做到完美，只要走出對的第一步，轉型這件事，其實可以不那麼痛。

Excel 成為工作流程的限制

當公司還在三五人、流程簡單的階段時，一個懂 Excel 的員工幾乎可以撐起整個營運。無論是報價單、進度表、庫存表、薪資計算、客戶資料庫，一切都跑得起來，彈性又快速。但隨著規模成長，越來越多人接手流程、資料來源變多、協作需求增加，原本的「超能力」逐漸變成「不穩定因素」。

你可能會開始注意到幾個現象。

這不是哪個人的問題，而是企業進入某個成長門檻時，系統性的限制自然浮現。

這些問題在企業規模還小的時候，可以靠默契、靠加班解決，一旦規模變大、團隊成員變多，硬來就不是一個適合的解決方案。

協作困難：即使使用 Google Sheet 這類雲端工具，一旦牽涉多人同時操作、多工作表聯動或跨部門協作時，還是很容易出現資料覆蓋、更新衝突、公式被改壞等問題。試算表本來就是為單人作業設計的，不適合長期多人共用。
版本混亂：真的有在用表單文件的人應該都有看過「final、v2、客戶改版、老闆修正版」之類的檔名，到最後你可能很難光看檔名就知道內容。
格式不一致：每個人習慣不同、理解不同，就算用同一份 Excel，欄位格式和邏輯都可能不一致，最後才發現需要花費很多力氣整合。
安全性低：很多 Excel 檔案放在電腦桌面，沒加密、沒備份、不知道誰改過什麼。重要的財務、客戶、個資只要一封錯寄的 Email、或一台壞掉的筆電，就可能造成無法挽回的損失。

如果你有觀察過成功啟動數位轉型的企業，你會發現，成功的關鍵並非只是選對工具，而是「更換思維」。數位轉型不是一個單純的 IT 專案，是一個將數位科技融入營運的能力養成過程。

一開始可能只是解決一些「當下的問題」（像是縮短報表處理時間），但當這些「問題」逐步解決，企業會開始從這些問題中看到更大的機會，發現及解決更深層次的問題。

過程中學會使用工具是一個手段，其實目的是掌握如何從流程中定義需求，進而將「使用工具」這件事轉化為具體的商業價值，往後每件事情都會先用新思維來思考。這種思維轉變，才是所謂的數位轉型。

以上說明會太過抽象嗎？我來舉個例子。

假設你的企業原本都是用紙筆手寫來記錄資料，你一定開始察覺「速度太慢、很難保存、沒辦法修改」等問題，所以開始改用 Excel 紀錄。雖然剛開始被多數人抗拒，但慢慢的大家體會到好處，原來用 Excel 寫資料那麼方便，那是不是報價單也可以、是不是會計報表也可以？全組織都會開始這麼想，這就是思維轉變。

等到 Excel 也面臨瓶頸，開始數位轉型，無論是先用免費工具嘗試或客製化開發，感受到好處後大家就會開始習慣，習慣之後就會再用同樣的思維去思考還有哪些地方可以做更多。

什麼時候是數位轉型最好的時間點？第一是10年前，第二是現在。如果 Excel 已經開始讓你感到厭煩，或者目前的傳統工作流程遇到瓶頸，現在就是最好的開始時機，這些「卡卡的地方」就是你最值得開始的切入點。

不用一次改變全部，也不需要寫出百頁規劃報告，沒有那麼恐怖。真正重要的是，找一個能理解你業務的人，一起釐清真正的需求與問題根源。從這樣一場對話開始，才是轉型的第一步，也是最關鍵的一步。

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